Aufgaben und Workflow

Auf der Aufgabenseite sehen Sie auf einen Blick, welche Umsetzungen noch offen sind und welche Revisionen anstehen – und wer dafür zuständig ist. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Benutzerkonto mit einer Person verknüpfen, wie Aufgaben entstehen und wie Sie sie bearbeiten.

Überblick

Was sind Aufgaben?

Die Aufgabenseite listet zwei Arten von Aufgaben auf:

• Umsetzungsaufgaben – für Anforderungen, die noch nicht (vollständig) umgesetzt sind.
• Revisionsaufgaben – für bereits umgesetzte Anforderungen, deren nächste Überprüfung geplant ist.

Sie erreichen die Aufgabenseite über den Eintrag Aufgaben im Menü. Die Zahl neben dem Menüeintrag zeigt Ihnen, wie viele Aufgaben auf Sie warten.

Aufgaben gelten pro Unit und Domäne

Die Aufgabenseite zeigt immer die Aufgaben der Unit und der Domäne, in der Sie gerade arbeiten. Aufgaben aus anderen Units oder Domänen sehen Sie erst, wenn Sie dorthin wechseln.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
Account	Ihr Benutzerkonto, mit dem Sie sich bei verinice anmelden.
Personenobjekt	Eine Person, die als Objekt in einer Unit erfasst ist (z. B. „PM Petra Müllerin“). Personenobjekte werden u. a. als Verantwortliche bei Umsetzungen eingetragen.
Umsetzung	Der Stand, in dem eine Anforderung (z. B. aus einem Baustein) für ein Objekt umgesetzt ist – mit Status, Verantwortlichen und Terminen.
Revision	Die regelmäßige Überprüfung einer bereits umgesetzten Anforderung.
Unit / Domäne	Die Unit ist Ihr Arbeitsbereich (z. B. eine Organisation), die Domäne das Regelwerk, in dem Sie arbeiten (z. B. IT-Grundschutz).

In drei Schritten zu Ihren Aufgaben

1. Person verknüpfen: Ihr Account wird mit Ihrem Personenobjekt in der Unit verknüpft – siehe Accounts mit Personenobjekten verknüpfen.
2. Aufgabe zuweisen: Bei einer Umsetzung wird Ihre Person als verantwortlich eingetragen – siehe Aufgaben erstellen.
3. Aufgabe bearbeiten: Sie öffnen die Aufgabe auf der Aufgabenseite und pflegen die Umsetzung – siehe Aufgaben bearbeiten.

Accounts mit Personenobjekten verknüpfen

Bei Umsetzungen tragen Sie Personenobjekte als Verantwortliche ein – keine Accounts. Damit verinice weiß, welche Aufgaben zu Ihnen gehören, muss Ihr Account mit Ihrem Personenobjekt verknüpft sein. Erst dann zeigt Ihnen die Aufgabenseite automatisch Ihre eigenen Aufgaben an.

Es gibt zwei Wege, eine Verknüpfung herzustellen:

• Hauptbenutzer:innen verknüpfen beliebige Personen mit Accounts in der Objektansicht.
• Alle Benutzer:innen können ihre eigene Person direkt auf der Aufgabenseite verknüpfen.

Als Hauptbenutzer:in in der Objektansicht

Jedes Personenobjekt hat in der Objektansicht einen Abschnitt Benutzerzuordnung. Er erscheint an zweiter Stelle, direkt nach dem ersten Abschnitt mit den Grunddaten.

Account verknüpfen

1. Öffnen Sie das Personenobjekt in der Objektansicht.
2. Klicken Sie im Abschnitt Benutzerzuordnung in das Auswahlfeld.
3. Wählen Sie den Account aus der Liste. Vorgeschlagen werden alle Accounts Ihres Mandanten mit Vor- und Nachname; Sie können auch nach dem Namen suchen.
4. Speichern Sie das Objekt.

Verknüpfung ändern oder entfernen

1. Öffnen Sie das Personenobjekt in der Objektansicht.
2. Im Abschnitt Benutzerzuordnung
   • wählen Sie einen anderen Account aus, um die Verknüpfung zu ersetzen, oder
   • leeren Sie das Auswahlfeld, um die Verknüpfung zu trennen.
3. Speichern Sie das Objekt.

Nur Hauptbenutzer:innen können Verknüpfungen ändern

Als Nebenbenutzer:in sehen Sie im Abschnitt Benutzerzuordnung nur den Benutzernamen eines bereits verknüpften Accounts. Hinzufügen, ändern oder entfernen können Sie die Verknüpfung dort nicht. Ihre eigene Person können Sie aber selbst über die Aufgabenseite verknüpfen.

Selbst über die Aufgabenseite

Ist Ihrem Account in der aktuellen Unit noch keine Person zugeordnet, zeigt die Aufgabenseite den Hinweis:

Um Aufgaben in der Unit zu übernehmen, verknüpfen Sie ein Personenobjekt mit Ihrem Benutzerkonto.

1. Klicken Sie auf Meine Person verknüpfen.
2. Wählen Sie Ihre Person aus der Liste der Personen in der Unit. Angeboten werden nur Personen, die noch mit keinem Account verknüpft sind.
3. Gibt es noch kein passendes Personenobjekt, legen Sie im selben Dialog eine neue Person an. Sie wird automatisch mit Ihrem Account verknüpft.

Danach bleiben Sie auf der Aufgabenseite. Der Filter ist nun auf Ihre Person eingestellt, sodass Sie nur noch Ihre eigenen Aufgaben sehen (siehe Nach Zuständigkeit filtern). Hinweis und Schaltfläche werden nicht mehr angezeigt.

Gut zu wissen

• Die Verknüpfung gilt domänenübergreifend: Ist eine Person mit Ihrem Account verknüpft, gilt das in allen Domänen der Unit.
• Wird ein Account gelöscht, entfernt verinice die Verknüpfung automatisch aus allen Personenobjekten.

Eine Person, mehrere Personen?

• Eine Person kann mit höchstens einem Account verknüpft sein.
• Ein Account kann mit mehreren Personen verknüpft sein.

Der Regelfall: eine Person pro Unit. Personenobjekte gehören immer zu einer Unit. Arbeiten Sie in mehreren Units, braucht es deshalb in jeder Unit ein eigenes Personenobjekt, das mit Ihrem Account verknüpft ist. Nur dann sehen Sie dort Ihre Aufgaben.

Der Sonderfall: mehrere Personen in derselben Unit. Manchmal ist es sinnvoll, einem Account in einer Unit mehrere Personenobjekte zuzuordnen – etwa Ihre Person „PM Petra Müllerin“ und eine Rolle wie „AL Abteilungsleiterin“. Die Aufgabenseite zeigt Ihnen dann die Aufgaben aller Ihrer Personen; bei jeder Aufgabe erkennen Sie, zu welcher Person sie gehört (siehe Nach Zuständigkeit filtern).

Aufgaben erstellen (Umsetzung/Revision)

Aufgaben legen Sie nicht separat an: Sie entstehen automatisch aus den Angaben einer Umsetzung. Ob und für wen eine Aufgabe erscheint, hängt vom Status der Umsetzung, von der zuständigen Person und vom Termin ab.

Umsetzungsaufgabe zuweisen

Für jede Umsetzung, die noch nicht abgeschlossen ist, entsteht eine Umsetzungsaufgabe.

1. Öffnen Sie die Umsetzungsseite des Objekts (z. B. eines Assets, Prozesses oder Scopes).
2. Klicken Sie auf die Umsetzung der gewünschten Anforderung. Der Umsetzungsdialog öffnet sich.
3. Tragen Sie unter Verantwortlich die zuständige Person ein.
4. Tragen Sie optional unter Umsetzung bis das Datum ein, bis zu dem die Anforderung umgesetzt sein soll – z. B. 31.12.2026. Dieses Datum erscheint auf der Aufgabenseite als Fälligkeit.
5. Speichern Sie.

Die Aufgabe erscheint nun auf der Aufgabenseite bei der eingetragenen Person.

Revisionsaufgabe zuweisen

Ist eine Anforderung umgesetzt, planen Sie ihre nächste Überprüfung als Revisionsaufgabe.

1. Öffnen Sie die Umsetzungsseite des Objekts und klicken Sie auf die Umsetzung. Der Umsetzungsdialog öffnet sich.
2. Setzen Sie den Status auf ja oder entbehrlich.
3. Tragen Sie unter Nächste Revision durch die Person ein, die die Revision durchführen soll.
4. Tragen Sie unter Nächste Revision am das Datum der nächsten Revision ein – z. B. 30.06.2027. Dieses Datum erscheint auf der Aufgabenseite als Fälligkeit.
5. Speichern Sie.

Ohne Datum keine Revisionsaufgabe

Eine Revisionsaufgabe entsteht nur, wenn Nächste Revision am ausgefüllt ist. Ist das Feld leer, erscheint für die umgesetzte Anforderung keine Aufgabe – auch dann nicht, wenn eine Person unter Nächste Revision durch eingetragen ist.

Wann entsteht welche Aufgabe?

Status der Umsetzung	„Nächste Revision am“ gesetzt?	Aufgabe	Zuständig	Fällig
unbearbeitet	–	Umsetzungsaufgabe	Verantwortlich	Umsetzung bis
teilweise	–	Umsetzungsaufgabe	Verantwortlich	Umsetzung bis
nein	–	Umsetzungsaufgabe	Verantwortlich	Umsetzung bis
ja	ja	Revisionsaufgabe	Nächste Revision durch	Nächste Revision am
entbehrlich	ja	Revisionsaufgabe	Nächste Revision durch	Nächste Revision am
ja / entbehrlich	nein	keine Aufgabe	–	–

Nicht zugewiesene Aufgaben

Tragen Sie keine Person ein, entsteht die Aufgabe trotzdem – sie ist dann niemandem zugewiesen. Solche Aufgaben finden Sie über den Filter auf der Aufgabenseite (siehe Nach Zuständigkeit filtern).

Nur Aufgaben der aktuellen Domäne

Es werden nur Umsetzungen berücksichtigt, bei denen sowohl das Objekt als auch die Anforderung der aktuellen Domäne zugeordnet sind.

Die Aufgabenseite: Übersicht und Filter

Aufbau der Aufgabenseite

Die Aufgabenseite zeigt jede offene Aufgabe als Karte. Auf jeder Karte sehen Sie:

• die Aufgabenart – Umsetzung oder Revision,
• das Objekt, für das die Anforderung gilt (z. B. ein Asset, ein Prozess oder ein Scope),
• die Anforderung (z. B. „APP.2.1.A6 Sicherer Betrieb von Verzeichnisdiensten“),
• die Fälligkeit,
• die zuständige Person.

Gibt es viele Aufgaben, verteilt die Seite sie auf mehrere Seiten; mit der Seitennavigation am Ende der Liste blättern Sie weiter.

Nach Zuständigkeit filtern

Oberhalb der Karten befindet sich eine Suchleiste, mit der Sie die Aufgaben nach zuständigen Personen filtern.

Voreinstellung

• Ist Ihrem Account eine Person in der Unit zugeordnet, ist der Filter auf diese Person voreingestellt, z. B. „Zuständig = PM Petra Müllerin“. Sie sehen also nur Ihre eigenen Aufgaben.
• Sind Ihrem Account mehrere Personen in der Unit zugeordnet, enthält der Filter alle diese Personen, z. B. „Zuständig = PM Petra Müllerin, AL Abteilungsleiterin“. Sie sehen die Aufgaben aller Ihrer Personen; an der zuständigen Person auf der Karte erkennen Sie, zu welcher Ihrer Personen eine Aufgabe gehört.
• Ist Ihrem Account keine Person in der Unit zugeordnet, ist die Suchleiste leer. Sie sehen alle Aufgaben der Unit.

Filter anpassen

Sie können den Filter jederzeit ändern. Die Suchleiste schlägt Ihnen dabei die Personen der Unit vor, und Sie können mehrere Personen kombinieren:

• Aufgaben anderer Personen anzeigen: Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus.
• Nicht zugewiesene Aufgaben anzeigen: Filtern Sie nach Aufgaben, für die niemand zuständig ist.
• Alle Aufgaben anzeigen: Entfernen Sie den Filter vollständig.

Zahl im Menü

Die Zahl neben dem Menüeintrag Aufgaben richtet sich immer nach dem voreingestellten Filter, also nach Ihren eigenen Aufgaben. Ändern Sie den Filter auf der Aufgabenseite, kann die Anzahl der angezeigten Karten deshalb von der Zahl im Menü abweichen.

Für Teamleitungen

Möchten Sie sehen, wer woran arbeitet, entfernen Sie den Filter oder wählen Sie die Personen Ihres Teams aus. Filtern Sie zusätzlich nach nicht zugewiesenen Aufgaben, um Arbeit zu finden, die noch niemand übernommen hat.

Aufgaben bearbeiten

Aufgabe öffnen

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Karte, wird sie hervorgehoben. Klicken Sie auf die Karte, öffnet sich der Umsetzungsdialog als Popup – derselbe Dialog wie auf der Umsetzungsseite. Das gilt für Umsetzungs- und Revisionsaufgaben gleichermaßen.

Im Umsetzungsdialog pflegen Sie unter anderem:

• den Status der Umsetzung (unbearbeitet, teilweise, nein, ja, entbehrlich),
• die verantwortliche Person (Verantwortlich) und den Termin Umsetzung bis,
• die Revisionsangaben Nächste Revision durch und Nächste Revision am.

Was passiert nach dem Speichern?

Nach dem Speichern aktualisiert sich die Aufgabenseite automatisch – ebenso die Zahl im Menü. Was mit der Aufgabe geschieht, hängt von Ihren Änderungen ab:

Ihre Änderung	Ergebnis auf der Aufgabenseite
Status bleibt unbearbeitet, teilweise oder nein	Die Umsetzungsaufgabe bleibt bestehen (ggf. mit neuer Person oder neuem Termin).
Status auf ja oder entbehrlich, Nächste Revision am gesetzt	Die Umsetzungsaufgabe verschwindet, eine Revisionsaufgabe erscheint.
Status auf ja oder entbehrlich, Nächste Revision am leer	Die Aufgabe verschwindet, es entsteht keine neue Aufgabe.
Andere Person eingetragen	Die Aufgabe erscheint bei der neuen Person; bei Ihrem voreingestellten Filter sehen Sie sie nicht mehr.

Umsetzung abschließen

1. Klicken Sie auf die Umsetzungsaufgabe.
2. Setzen Sie den Status auf ja (oder entbehrlich, wenn die Anforderung nicht umgesetzt werden muss).
3. Planen Sie die erste Revision: Tragen Sie Nächste Revision durch und Nächste Revision am ein.
4. Speichern Sie. Die Umsetzungsaufgabe verschwindet; zum geplanten Termin steht die Revisionsaufgabe bereit.

Revision durchführen und nächste Revision planen

1. Klicken Sie auf die Revisionsaufgabe.
2. Prüfen Sie, ob die Anforderung weiterhin umgesetzt ist, und passen Sie gegebenenfalls den Status an.
3. Tragen Sie unter Nächste Revision am den Termin der folgenden Revision ein und ändern Sie bei Bedarf Nächste Revision durch.
4. Speichern Sie. Die Revisionsaufgabe erscheint nun mit dem neuen Fälligkeitsdatum.

TIP

Setzen Sie bei einer Revision den Status zurück auf teilweise oder nein, wird aus der Revisionsaufgabe wieder eine Umsetzungsaufgabe für die unter Verantwortlich eingetragene Person.

Aufgabe weitergeben

1. Klicken Sie auf die Aufgabe.
2. Tragen Sie die neue Person ein: bei einer Umsetzungsaufgabe unter Verantwortlich, bei einer Revisionsaufgabe unter Nächste Revision durch.
3. Speichern Sie. Die Aufgabe erscheint nun bei der neuen Person.

Häufige Fragen

Ich sehe keine Aufgaben. Woran liegt das?

Prüfen Sie Folgendes:

• Ist Ihr Account mit einer Person verknüpft? Ohne Verknüpfung kann verinice Ihnen keine eigenen Aufgaben zuordnen – siehe Accounts mit Personenobjekten verknüpfen.
• Sind Sie in der richtigen Unit und Domäne? Die Aufgabenseite zeigt nur Aufgaben der aktuellen Unit und Domäne – siehe Was sind Aufgaben?.
• Welcher Filter ist gesetzt? Vielleicht sind die Aufgaben einer anderen Person zugeordnet oder noch niemandem – siehe Nach Zuständigkeit filtern.
• Ist bei den Umsetzungen Ihre Person eingetragen? Bei Umsetzungsaufgaben unter Verantwortlich, bei Revisionsaufgaben unter Nächste Revision durch – siehe Aufgaben erstellen.

Eine erwartete Aufgabe fehlt.

• Bei einer umgesetzten Anforderung (Status ja oder entbehrlich) entsteht nur dann eine Revisionsaufgabe, wenn Nächste Revision am ausgefüllt ist – siehe Wann entsteht welche Aufgabe?.
• Objekt und Anforderung müssen der aktuellen Domäne zugeordnet sein.
• Prüfen Sie, ob die Aufgabe einer anderen Person zugewiesen ist, und passen Sie den Filter an.

Ich kann die Benutzerzuordnung einer Person nicht ändern.

Accounts mit Personen verknüpfen, Verknüpfungen ändern oder entfernen können in der Objektansicht nur Hauptbenutzer:innen. Ihre eigene Person können Sie aber selbst über die Aufgabenseite verknüpfen – siehe Selbst über die Aufgabenseite.

Meine Person wird mir zur Auswahl nicht angeboten.

Eine Person kann nur mit einem Account verknüpft sein. Ist sie bereits mit einem anderen Account verknüpft, wird sie bei Meine Person verknüpfen nicht angeboten. Wenden Sie sich in diesem Fall an eine Hauptbenutzerin oder einen Hauptbenutzer, um die Verknüpfung zu korrigieren – siehe Als Hauptbenutzer:in in der Objektansicht.

Ich bin mehreren Personen zugeordnet. Ist das richtig?

Ja, das ist möglich:

• In verschiedenen Units ist das der Regelfall: Sie brauchen in jeder Unit, in der Sie Aufgaben übernehmen, ein eigenes verknüpftes Personenobjekt.
• In derselben Unit ist es ein Sonderfall, z. B. wenn Sie zusätzlich eine Rolle übernehmen. Die Aufgabenseite zeigt dann die Aufgaben aller Ihrer Personen.

Mehr dazu unter Eine Person, mehrere Personen?.

Der Menüpunkt „Aufgaben“ fehlt.

Die Aufgabenseite ist in Ihrer Installation möglicherweise nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich an Ihre Administration.